Perencanaan Program Kerja - RICKY ARNOLD NGGILI

Pendahuluan 

Dalam melanjutkan gerakan roda sebuah organisasi, maka aktivitas penyusunan perencanaan, merupakan hal yang tidak bisa dihindari. Perencanaan tidak hanya berperan untuk melihat kondisi realitas saat ini, yang sedang dan akan dihadapi oleh organisasi. Namun juga, mendudukan perputaran gerakan aktivitas organisasi, agar sesuai dan selaras dengan tujuan organisasi. Untuk itu Robbins dan Coulter (2002), mendefinisikan bahwa perencanaan merupakan sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk mencapai tujuan tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem secara menyeluruh, terintegrasi dan mengkoordinasi seluruh aktivitas organisasi pada pencapaian tujuan organisasi.

    Dari sudut pandang kedua ahli manajemen ini, maka dapat terlihat bahwa perencanaan merupakan nadi dan modal dasar sebuah organisasi sebelum beraktivitas. Dikatakan sebagai modal dasar, karena aktivitas ini akan melanjutkan aktivitas gerakan sebelumnya. Dengan perencanaan yang matang, maka gerakan sebuah organisasi juga akan menunjukan kematangan dan kesiapan dalam berputar. 

    Perencanaan program kerja antar pengurus organisasi diberbagai periodesasi kepemimpinan, menunjukan keberlanjutan dan keberlangsungan kinerja untuk mengarah pada tujuan ideal sebuah organisasi. Setiap periodesasi memiliki tantangannya masin-masing. Untuk itu program kerja juga harus mampu menghadapi tantangan tersebut dengan memaksimalkan kekuatan internal, serta mengambil peluang eksternal dalam menekan berbagai bentuk ancaman. Dengan perencanaan program kerja yang tepat, serta memperhatikan kondisi sekitar, maka seluruh pelaku organisasi akan bergerak secara bersama-sama dalam aktivitas yang terarah pada tujuan organisasi.

Fungsi perencanaan Program Kerja

Perencanaan merupakan salah satu aktivitas dalam manajemen. Aktivitas ini dilakukan yang paling pertama dalam menjalankan fungsi manajemen lainnya. Adapun fungsi dari perencanaan program kerja adalah :

• Menjadi pengarah bagi seluruh pelaku dalam organisasi untuk beraktivitas secara bersama-sama menuju pada tujuan organisasi.
• Melakukan analisis secara menyeluruh terhadap kondisi ekternal dan internal organisasi.
• Meminimalisir terjadinya ketidak pastian roda gerakan organisasi dimasa depan.
• Menekan terjadinya pemborosan berbagai sumber daya yang dimiliki organisasi.
• Penetapan standar kualitas terhadap aktivitas organisasi.

Untuk menerapkan fungsi tersebut, maka dalam perencanaan program kerja harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

• Program kerja harus dirancang untuk menghadapi masalah-masalah factual dan realistis dalam organisasi.
• Program kerja harus searah dan menuju pada tujuan organisasi.
• Program kerja harus logis dan rasional dalam memperhitungkan berbagai sumber daya yang dimiliki oleh organisasi.
• Program kerja harus bersifat fleksibel dan kreatif dalam penerapannya, sehingga lebih efesien dalam mencapai tujuan organisasi. 
• Dalam penyusunan perencanaan program kerja harus ada komitmen dari seluruh pelaku organisasi untuk menjalankan program tersebut.
• Program kerja harus bersifat menyeluruh. Dalam pengertian harus melingkupi seluruh kepentingan dalam organisasi, dan impelementasinya lintas divisi, bidang, dan fungsional.

Prinsip dalam Penyusunan Perencanaan Program Kerja

Dalam melakukan perencanaan program kerja, ada beberapa prinsip yang harus dipegang. Prinsip tersebut disebut atau disingkat SMART, yakni Spesific, Measurable, Attainable, Realistic dan Timely.

1. Spesific. Tujuan dari tiap program kerja harus jelas, tepat, tidak menimbulkan multi tafsir dan sistematis. Jika tujuannya terlalu luas, maka dapat dibuatkan tujuan umum dan tujuan khusus.
2. Measurable. Tujuan dari perencanaan program kerja harus dapat terukur secara jelas, baik secara kualitatif maupun kuantitatif; dari sudut teknis pelaksanaan program dan dari sudut pencapaian tujuan program. Untuk itu dalam membuat program kerja, harus ada indikator keberhasilan program. 
3. Attainable. Dalam membuat program kerja, harus memperhatikan bahwa program yang akan dilaksanakan dapat diterapkan atau dijalankan. Untuk itu program harus memperhatikan berbagai sumber daya dalam organisasi.
4. Realistic. Program yang dirancang harus sesuai dengan kondisi internal dan ekternal organisasi. Tantangan yang ingin dihadapi haruslah sesuai dengan kondisi realistis tantangan yang dihadapi oleh organisasi, dan bukan hanya menerapkan program ­copy­-an dari organisasi lain. 
5. Timely. Dalam membuat program kerja harus memperhatikan periodesasi kepengurusan. Tidak semua hal dapat dilakukan dalam satu periodesasi, untuk itu tetapkanlah program-program yang efesien dalam segi waktu untuk diterapkan. Sehingga pada akhir periodesasi seluruh rencana program kerja dapat terlaksana secara efektif dan efesien. Perhatikan juga keberlangsungan program untuk kepengurusan periodesasi berikutnya.

Teknik Penyusunan Perencanaan Program Kerja 

Setelah memahami fungsi, dan prinsip dalam menerapkan program kerja, maka selanjutnya adalah teknik menyusun perencanaan program kerja secara umum.

1. Seluruh pelaku organisasi harus terlebih dahulu memahami dan mengerti visi & misi organisasi secara mendalam. Dengan melakukan hal ini terlebih dahulu, maka seluruh pelaku organisasi ditempatkan dalam arah yang sama sebelum menyusun perencanaan program kerja periode tertentu.
2. Setelah itu, para pelaku organisasi juga harus memahami nilai-nilai dan budaya yang dipegang dalam organisasi. Nilai-nilai organisasi akan mengikat penyusun program dalam membuat program, dan tidak mengesampingkan nilai-nilai yang berkembang saat ini. Selain itu budaya yang terbentu dalam organisai, dan termasuk juga budaya kerja dari tiap pelaku dala organisasi juga harus dipahami, sebagai bagian dari melakukan analisis nilai dari organisasi.
3. Selanjutnya melakukan analisis internal dan eksternal organisasi. para penyusun dan pelaku organisasi harus melakukan analisis berbagai sumber daya yang ada diorganisasi, serta kelemahannya. Selain itu juga melakukan analisis tantangan, ancaman dan peluang diluar organisasi, sebagai bagian dalam mempertimbangkan gerak roda organisasi kedepan. 
4. Setelah memahami ketiga kondisi diatas, maka selanjutnya melakukan penyusunan rencana program kerja. Rencana program kerja merupakan hasil analisis terhadap kondisi eksternal dan internal, serta memperhatikan nilai-nilai dan budaya organisasi untuk menuju pada pencapaian tujuan organisasi. 

Dalam penyusunan program kerja ada beberapa hal yang harus diperhatikan : 

• Buatlah Kategori Program Utama, Program Utama dan Program. Ketiga hal ini merupakan satu kesatuan, yakni perencanaan program. Namun karena luasnya cakupan program yang ingin dicapai, maka dibuatlah tiga tingkatan program. Kategori Program Utama merupakan gambaran program secara menyeluruh (komprehensif), Program Utama merupakan satuan turunan dari KPU, dan Program merupakan turunan tujuan berikutnya. 
• Kalimat yang digunakan dalam penyusunan perencanaan program sering diawali dengan imbuhan pe-. Seperti peningkatan, pemerataan, penataan, pengembangan, dan lainnya. Hal ini menunjukan bahwa program kerja merupakan suatu satuan turunan tujuan yang akan dicapai pada satu periodesasi, dalam menuju pada tujuan ideal sebuah organisasi. 
• Setelah menentukan program, maka selanjutnya harus merencanakan aktivitas dalam mencapai program tersebut. Aktivitas ini disebut dengan nama KEGIATAN. Kegiatan adalah upaya dan usaha untuk mencapai sebuah program kerja. Dalam penyusunan kegiatan juga harus memperhatikan kondisi internal dan eksternal organisasi. 
• Dalam kegiatan ada berbagai aspek yang harus disusun sebagai bagian dari indikator komitmen dalam pengaplikasian program. Aspek yang harus juga diperhatikan dalam menyusun rencana kegiatan adalah : 1) Nama kegiatan atau tema kegiatan, 2) Tujuan kegiatan yang merupakan turunan dari program, 3} Sasaran kegiatan, 4) Indikator keberhasilan yang melingkupi keberhasilan penerapan kegiatan (secara teknis) dan keberhasilan pencapaian tujuan kegiatan (menjawab tujuan program), 5) Waktu, 6) Sumber-sumber daya yang dibutuhkan.
• Setelah program dan kegiatan dirancang, maka harus dilakukan penyesuaian tujuan tiap kegiatan lintas divisi/ bidang dan waktu pelaksanaannya, sehingga ada suatu suasana kerja yang komprehensif dalam penerapan program kerja tersebut. Bila hal tersebut telah dilakukan, maka program kerja telah selesai dibuat dan tinggal diterapkan sebagai bagian dari meneruskan perputaran roda organisasi.

Penutup

Program kerja merupakan satu keutuhan antara tujuan dan aktivitas kegiatan organisasi. Sebuah tujuan akan tercapai, apabila kegiatan dapat berlangsung sesuai perencanaan dan ada indikator yang jelas. Dengan memperhatikan kedua hal tersebut, maka sebuah program kerja akan lebih efektif dalam menuju pada cita-cita ideal organisasi.

(Materi disusun dan dibawakan oleh Ricky Arnold Nggili, S.Si-teol., MM, dalam re-orientasi & pleno 1 BPC GMKI Cabang Salatiga periode 2015-2016 pada tanggal 14 April 2015, pukul 13.00-17.00 wib di Yayasan Bina Darma - Salatiga)

Link tulisan terkait :

• perencanaan program kerja strategis
• perencanaan program kerja